Vergader manieren

Ik stond deze week in de file.
En niet zomaar eentje. Nee, zo’n ouderwetse strooptocht waar je de eerste tien minuten nog denkt: ach, klein ongelukje, zo weer weg. Maar na een half uur stilstand begin je patronen te zien in de stoeptegels naast de weg en denk je na over levensvragen. Waarom is die auto voor mij rood? Waarom kiest iemand ervoor om op maandagochtend een caravan te trekken? En vooral: waarom heeft niemand bedacht dat het misschien niet helpt om nóg harder te toeteren?

Links van me een bestelbus met een chauffeur die wild gebaart naar de lucht, waarschijnlijk tegen zijn navigatie-app. Rechts een dame die met de gratie van een chirurg haar make-up bijwerkt, alsof het een normale bezigheid is in een stilstaande snelweg. En overal gefrustreerde bestuurders die met hun claxon proberen de wet van de natuurkunde te doorbreken. Want we weten het allemaal: als je maar hard genoeg toetert, verdwijnt de file vanzelf….

En daar, middenin dat gestolde asfaltdrama, bedacht ik me: dit is precies hoe het in veel organisaties aan toe gaat.

Iedereen gefrustreerd, toeterend, met het gevoel dat er niets beweegt.
Afdelingen die op elkaar wachten, teams die vooral bezig zijn met wat de anderen niet doen, managers die harder roepen dan ze luisteren. Er is een hoop energie, dat wel. Maar flow? Ho maar.

Toeterende teams

Neem het maandagochtendoverleg. De eerste vijf minuten zijn nog hoopvol± koffie, glimlachjes, wat smalltalk over het weekend. En dan gebeurt het.
Iemand gooit een onderwerp op tafel dat volgens de helft van het team nog even moet wachten en volgens de andere helft gisteren al opgelost had moeten zijn. Binnen tien minuten is de sfeer vergelijkbaar met een kruispunt in Rome tijdens spitsuur: veel geluid, weinig beweging. Iedereen probeert tegelijk door hetzelfde gaatje te rijden.

En net als in de file is het opvallend hoeveel mensen denken dat meer gas geven de oplossing is.
Nog meer vergaderingen, nog meer rapportages, nog meer ‘alignment sessies’. We zetten extra managers in om de communicatie tussen de managers te verbeteren. We maken dashboards om te zien hoe langzaam we precies stilstaan. En als het dan nog niet lukt, huren we een consultant in die met een dronebeelden-metafoor uitlegt dat we “even afstand moeten nemen”.

Het resultaat: we staan nog steeds muurvast, maar inmiddels wel met een PowerPoint van 82 slides over de weg naar flow.

De schijnbeweging van drukte

In de file zie je hetzelfde. Mensen die met hun auto twintig centimeter opschuiven, dan weer remmen, dan weer opschuiven. Die 20 centimeter voelt als winst, een overwinning op het universum. Maar gemiddeld levert het precies niets op, behalve een stijgende hartslag.

Op kantoor noemen we dat “druk zijn”.
Niet productief, niet doelgericht, maar druk. We antwoorden op e-mails die we nooit hadden hoeven krijgen, vullen Excel-sheets die niemand ooit leest, en plannen meetings om de voortgang te bespreken van het vorige overleg. En als iemand vraagt hoe het gaat, antwoorden we trots: “Druk, druk, druk.” Alsof het een medaille is.

Maar eigenlijk betekent het vooral dat we met z’n allen in een mentale file staan: veel beweging, nul vooruitgang.

Anders organiseren

De oplossing is verrassend eenvoudig, althans in theorie: niet harder toeteren, maar anders organiseren.
In de file betekent dat: iemand die uitstapt, even rondkijkt en ziet wat er écht aan de hand is. Misschien een auto met pech verderop, of iemand die bang is om te ritsen. Op de werkvloer is dat niet anders.

In plaats van te vragen wie er harder moet werken, moeten we ons afvragen waarom we überhaupt stilstaan.
Misschien is het doel onduidelijk. Misschien rijdt iedereen in zijn eigen rijstrook, zonder te weten waar de afslag ligt. Misschien houden we krampachtig vast aan een procedure die ooit handig leek, maar inmiddels vooral file veroorzaakt.

En soms (dat is het confronterende deel) moeten we gewoon toegeven dat de weg die we hebben gekozen niet meer de juiste is.
Dan kun je nog zo hard toeteren, maar als de afslag naar de toekomst drie kilometer geleden was, kom je er niet met volume.

Filevrij werken

Stel je eens voor dat organisaties zouden functioneren als een goed georganiseerde verkeersstroom.
Iedereen weet waar hij heen wil, de rijbanen zijn duidelijk, en als er ergens een obstakel is, helpt de rest even mee in plaats van te mopperen.
Dat betekent niet dat alles altijd soepel gaat, maar wel dat je weet waarom het af en toe stokt. En dat is al de helft van de winst.

Misschien moeten we vergaderingen voortaan ook zo indelen. Een maximumsnelheid (30 minuten), verplichte richtingaanwijzers (duidelijke besluiten), en een streng verbod op bumperkleven (micro­management). En wie per se wil toeteren, mag dat doen, maar alleen bij de koffieautomaat.

Tot slot

Toen de file uiteindelijk oploste, bleek de oorzaak trouwens pijnlijk simpel: één auto die stilviel op de vluchtstrook. Geen groot ongeluk, geen chaos. Alleen een klein obstakeltje waar iedereen hysterisch omheen probeerde te manouvreren.
Ik kon er wel om lachen. Al die mensen (ikzelf incluis) die dachten dat ze vastzaten door anderen, terwijl we vooral gevangen zaten in onze eigen reflex om harder te duwen in plaats van slimmer te kijken.

Dus, de volgende keer dat het op je werk voelt alsof je in de file staat: laat die claxon maar zitten.
Zet je knipperlicht aan, kijk om je heen, en vraag je af of je nog wel op de juiste rijbaan zit.
En geloof me: je komt er sneller uit dan je denkt, zónder toeter.