Effectief vergaderen

Ik kijk graag voetbal. Niet omdat ik denk dat ik de tactische inzichten van een bondscoach bezit, maar omdat het een van de weinige plekken is waar miljoenen mensen tegelijkertijd overtuigd kunnen zijn van compleet verschillende werkelijkheden.

Neem een willekeurige WK-wedstrijd. De spits gaat neer in het strafschopgebied. De supporters van ploeg A springen op van de bank. “Overduidelijk een penalty!” De supporters van ploeg B kijken hoofdschuddend toe. “Hij zoekt het contact. Schwalbe.”

Een paar minuten later volgt een doelpunt dat wordt afgekeurd wegens buitenspel. De VAR trekt lijntjes waar een architect jaloers op zou zijn. Op sociale media verschijnen binnen vijf minuten honderd stilstaande beelden die allemaal bewijzen dat de beslissing fout was.

Tenminste… afhankelijk van welk shirt je draagt.

Hetzelfde gebeurt bij een vermeende handsbal. Of bij een gele kaart die volgens de één rood had moeten zijn en volgens de ander überhaupt geen overtreding was.

Het mooie is: vrijwel niemand liegt. Iedereen kijkt oprecht naar dezelfde wedstrijd. Alleen… vanaf een andere tribune. En precies daar moest ik laatst aan denken tijdens een overleg van een team van een organisatie die ik mocht begeleiden.

Twee collega’s raakten stevig met elkaar in discussie. Niet over voetbal, maar over een klant die ontevreden was. De accountmanager vond dat de klant onredelijke verwachtingen had. “We hebben precies geleverd wat is afgesproken.” De projectleider keek hem verbaasd aan. “We hebben inderdaad geleverd wat we hadden afgesproken. Alleen hebben we tussentijds drie keer signalen gekregen dat de klant iets anders verwachtte.”

Beiden hadden gelijk. De accountmanager keek naar de afspraken. De projectleider keek naar de relatie. De één zag contract. De ander zag vertrouwen. En terwijl ze allebei hun eigen waarheid verdedigden, gebeurde er iets wat ik op veel werkvloeren zie gebeuren. Ze stopten met kijken en begonnen met overtuigen.

Dat is misschien wel het grootste misverstand binnen samenwerking. We denken vaak dat conflicten ontstaan omdat iemand de feiten niet kent. Maar veel vaker kent iedereen dezelfde feiten. Alleen geven we er een andere betekenis aan.

• De financieel manager kijkt naar de cijfers.
• HR kijkt naar de mensen.
• Sales ziet kansen.
• Operations ziet risico’s.
• De directie kijkt naar volgend jaar.
• De medewerker naar volgende week.

En allemaal denken ze: “Waarom ziet de ander dit nou niet?” Het antwoord is eigenlijk heel simpel. Omdat hij niet op jouw tribune zit. Dat maakt samenwerken soms zo ingewikkeld. Niet omdat mensen koppig zijn. Maar omdat perspectief zich verrassend goed vermomt als waarheid. Sterker nog, hoe meer ervaring iemand heeft, hoe groter de kans dat hij zijn eigen perspectief als de werkelijkheid gaat zien.

Dat zie je ook langs de lijn. Een fan analyseert iedere beslissing van de scheidsrechter alsof hij al twintig jaar internationaal fluit. Totdat dezelfde beslissing ineens tegen zijn eigen ploeg wordt genomen. Dan blijkt objectiviteit toch verrassend rekbaar.

Op de werkvloer doen we precies hetzelfde. “We communiceren toch duidelijk?” Dat klopt waarschijnlijk. Vanuit jouw positie. “We hebben dit toch uitgelegd?” Zeker. Alleen niet op een manier die de ander ook daadwerkelijk hoorde.

Goede samenwerking ontstaat daarom niet wanneer iedereen hetzelfde ziet. Dat is een illusie. Goede samenwerking ontstaat wanneer mensen nieuwsgierig worden naar wat de ander ziet. Dat vraagt geen extra overleg van twee uur maar andere vragen.

Niet: “Waarom ben je het niet met me eens?” Maar: “Vanuit welk perspectief kijk jij hiernaar?”

Niet: “Hoe overtuig ik jou?” Maar: “Welke informatie heb jij die ik nog niet heb?”

En misschien wel de belangrijkste: “Welke tribune mis ik op dit moment?”

Dat betekent overigens niet dat alle meningen automatisch even goed zijn. Net zoals de scheidsrechter uiteindelijk gewoon een beslissing moet nemen, moet een leidinggevende soms ook knopen doorhakken. Alleen wordt die beslissing vaak beter wanneer eerst alle camerahoeken zijn bekeken. Misschien is dat wel de grootste les die het WK ons ongemerkt leert. Niet dat één partij altijd gelijk heeft. Maar dat dezelfde wedstrijd verrassend veel werkelijkheden kent.

En dat samenwerking begint op het moment dat je stopt met bewijzen dat jij gelijk hebt… en begint met begrijpen waarom de ander óók denkt gelijk te hebben. Want uiteindelijk win je een voetbalwedstrijd niet doordat alle spelers hetzelfde uitzicht hebben. Je wint doordat ze, ondanks hun verschillende positie op het veld, hetzelfde doel voor ogen houden.

Dus als jij morgen weer een overleg binnenloopt en iemand ziet een totaal andere wedstrijd dan jij… Kijk je dan vooral naar de VAR om je eigen gelijk te halen, of ben je nieuwsgierig vanaf welke tribune de ander eigenlijk naar het spel kijkt?